Tình huống 16

AI Agent tạo trợ lý tài liệu nội bộ

Biến các file nội quy, chính sách và quy trình thành một chatbot hỏi đáp có trích dẫn nguồn. Tạo ứng dụng bằng Codex hoặc Claude Code, chạy thử trên máy và chia sẻ qua web khi cần.

PDF · Word · Excel · PowerPoint
Trả lời theo tài liệu
Local → Web

Mở chatbot mẫu Xem Skill GitHub

Bạn làm theo trên công cụ nào?

Mục lục

Chuẩn bịChia đôi màn hình
Mở đầuThẻ nhiệm vụ PEAS
Xem trướcChatbot nội bộ mẫu
Chuẩn bịTài liệu và tài khoản
Chương 1Cài Skill và tạo chatbot
Chương 2Chạy local và thử hỏi đáp
Chương 3Chỉnh sửa giao diện
Chương 4Publish lên web (tùy chọn)
Tóm tắtNhìn lại quy trình

Chuẩn bị

Chia đôi màn hình

Đặt trang hướng dẫn ở bên trái và CodexClaude Code ở bên phải để vừa xem vừa thực hành.

Xem cách chia đôi màn hình

Windows + ←fn + Control + ←Windows + →fn + Control + →

Mở trang này, nhấn Windows + ← để xếp cửa sổ sang trái.
Chọn cửa sổ ChatGPT (Codex)Claude (Claude Code) cho nửa bên phải.
Nếu chưa thấy app AI, hãy mở ứng dụng rồi nhấn Windows + →.

macOS 15 trở lên

Mở trang hướng dẫn, nhấn fn + Control + ←.
Mở ChatGPT, chuyển sang CodexClaude, chuyển sang Claude Code và xếp sang phải bằng fn + Control + →.

macOS cũ hơn

Rê chuột vào nút tròn xanh lá góc trên trái trình duyệt.
Chọn Tile Window to Left of Screen, sau đó chọn cửa sổ ứng dụng AI ở phía phải.

Mở đầu

Thẻ nhiệm vụ

Thẻ nhiệm vụ · Tình huống 16AI Agent tạo chatbot hỏi đáp tài liệu nội bộ

Tình huống đời thực

Doanh nghiệp có nhiều file nội quy lao động, chính sách nghỉ phép, quy chế tài chính và quy trình thanh toán. Khi cần tra cứu, nhân viên phải mở từng tài liệu hoặc hỏi bộ phận hành chính, nhân sự.

Bạn muốn có một ứng dụng chatbot riêng: nhân viên tải tài liệu lên, đặt câu hỏi, nhận câu trả lời kèm nguồn để đối chiếu. Khi tài liệu không có đáp án, chatbot phải nói rõ không tìm thấy.

Sau khi chạy thử trên máy tính, bạn có thể tiếp tục tùy chỉnh giao diện và triển khai lên web nếu đã sẵn sàng chia sẻ.

Khung PEAS

Thành phần	Nội dung
	Chatbot có giao diện dễ dùng, tải được PDF, Word, Excel, PowerPoint và các định dạng hỗ trợ. Trả lời chỉ theo nội dung tài liệu, có trích dẫn tệp và vị trí; thiếu thông tin phải nói không tìm thấy. Chạy được bản local và có thể triển khai lên web khi người dùng yêu cầu.
	Các file nội bộ được phép sử dụng, thư mục dự án trên máy tính, Python, Streamlit và trình duyệt. Nếu publish, có thêm tài khoản GitHub và nền tảng hosting phù hợp.
	Tạo ứng dụng, cài thư viện, đọc và lập chỉ mục tài liệu, xây luồng hỏi đáp có nguồn, chạy thử, kiểm tra câu không có đáp án, chỉnh logo/màu sắc và hỗ trợ publish khi được yêu cầu.
	Yêu cầu chatbot, file tài liệu được phép dùng, tên doanh nghiệp, logo/màu nhận diện nếu có và API key được nhập an toàn qua môi trường hoặc công cụ quản lý secrets (không dán vào prompt).

Với tài liệu nội bộ: chatbot mẫu có thể gửi nội dung tài liệu tới API bên ngoài để xử lý. Chỉ dùng tài liệu đã được phép; trước khi chia sẻ ứng dụng, cần kiểm soát người truy cập và chính sách bảo mật.

Kết quả mẫu

Thử hình dung chatbot sẽ hoạt động như thế nào

Đây là mô phỏng giao diện hỏi đáp. Bạn có thể chọn hai câu hỏi bên dưới để xem cách chatbot trả lời có nguồn và không có thông tin trong tài liệu.

Trợ lý tài liệu nội bộBản mô phỏng

Hỏi đáp có dẫn chứng

Chọn câu hỏi thử

Trợ lý trả lời (minh họa)

Trong tệp Quy chế tài chính mẫu, mục Công tác phí có quy định về phụ cấp ngoại tỉnh. Bạn cần mở nguồn dưới đây để xem mức áp dụng theo từng trường hợp.

↗ Xem nguồn: Quy chế tài chính MẪU · Mục Công tác phí

Đây là ví dụ về thẻ dẫn nguồn. Nội dung thật sẽ được lấy từ file bạn tải lên; không có quy định tài chính thực tế nào được xác nhận ở mô phỏng này.

Nội dung và tên tài liệu trong khung trên chỉ là ví dụ, không phải chatbot thật.

Mở chatbot demo thực tế

Trong demo, mở Kho tài liệu và tải một hoặc nhiều file được hỗ trợ.
Chọn Đọc và lập chỉ mục để chatbot xử lý dữ liệu.
Nhập một câu hỏi có đáp án, sau đó mở phần nguồn trích dẫn để kiểm tra.
Thử một câu không được đề cập. Chatbot cần báo không tìm thấy thông tin.

Chuẩn bị thực hành

Chuẩn bị tài liệu và ứng dụng

Bộ tài liệu mẫu

Chuẩn bị 1–3 file quy chế, nội quy hoặc quy trình không chứa dữ liệu nhạy cảm để thử chức năng tải, tìm và trích dẫn.

Codex hoặc Claude Code

Cài và đăng nhập ứng dụng trên máy. Agent sẽ thiết lập Python, thư viện và chạy ứng dụng khi có quyền phù hợp.

PDFDOCXPPTXXLSXCSVTXTMarkdownHTML

Lưu ý: PDF quét chỉ có hình ảnh chưa được template mẫu OCR sẵn; hãy dùng file có lớp văn bản hoặc yêu cầu Agent bổ sung nhận dạng chữ trước khi thử.

Chương 1

Cài Skill và tạo chatbot bằng Agent

Bạn không cần tự viết mã. Hãy gửi câu lệnh đầu tiên cho CodexClaude Code để cài Skill từ GitHub.

Prompt 1 · Cài Skill

Hãy cài đặt đầy đủ Skill chatbot tài liệu nội bộ từ GitHub này vào máy tôi:
https://github.com/backrun-co/agent-chatbot-noi-bo
Sau khi cài xong, hãy hướng dẫn tôi cách dùng thật ngắn gọn.

Xem Skill có sẵn của SlimAI

Khi cài thành công, dùng tiếp câu lệnh thứ hai để Agent tạo một ứng dụng chatbot hoàn chỉnh và mở bản chạy trên máy.

Prompt 2 · Tạo chatbot

Hãy dùng Skill agent-chatbot-noi-bo vừa cài để tạo cho tôi một ứng dụng chatbot hỏi đáp tài liệu nội bộ.
Tự cài đặt, kiểm tra ứng dụng và mở bản local để tôi xem thử. Khi cần quyền truy cập hoặc API key, hãy hướng dẫn tôi thiết lập an toàn.

CodexClaude Code đang tạo ứng dụngMô phỏng

Agent task: tạo chatbot tài liệu nội bộRUNNING

✓Đọc Skill và tạo project Streamlit

✓Tạo môi trường Python và cài thư viện

✓Thiết lập tải file, lập chỉ mục và trả lời theo nguồn

✓Kiểm tra ứng dụng và mở local

http://localhost:8501 ↗

Minh họa các bước Agent tự thiết lập dự án. Địa chỉ và tiến trình thực tế do Agent trả về.

Skill cần OpenAI API key để tạo embeddings và câu trả lời. Bạn nhập key trong môi trường hoặc kho bí mật của dịch vụ, không dán API key vào câu lệnh hoặc commit lên GitHub.

Chương 2

Mở chatbot local và kiểm tra hỏi đáp

Local nghĩa là chatbot đang chạy trên máy tính của bạn, thường được mở qua địa chỉ localhost. Chỉ sau khi kiểm thử ổn định mới cần cân nhắc đưa ứng dụng lên web.

Mở đường dẫn mà Agent cung cấp.
Vào Kho tài liệu, tải file mẫu và bấm Đọc và lập chỉ mục.
Hỏi một câu có trong tài liệu, mở nguồn trích dẫn để kiểm tra tên file, trang/slide/sheet hoặc vị trí.
Hỏi một câu không có trong tài liệu, kiểm tra chatbot có nói rõ không tìm thấy hay không.
Nếu chuyển sang bộ tài liệu khác, chọn Xóa phiên làm việc rồi lập chỉ mục lại.

http://localhost:8501Quy trình sử dụng

1. Tải tài liệuPDF, Word, Excel…

2. Lập chỉ mụcTrích nội dung và nguồn

3. Hỏi đápTrả lời kèm trích dẫn

Mô phỏng ba thao tác trong ứng dụng chatbot.

Nếu chatbot trả lời sai hoặc không có nguồn, bạn có thể gửi prompt này cho Agent để kiểm tra.

Prompt 3 · Kiểm tra kết quả

Hãy kiểm thử chatbot local với tài liệu đã tải lên: một câu có đáp án và một câu không có đáp án. Kiểm tra nguồn trích dẫn, sửa lỗi nếu có rồi mở lại chatbot cho tôi.

Chương 3

Chỉnh giao diện bằng câu lệnh tiếng Việt

Bạn có thể yêu cầu Agent đổi logo, màu thương hiệu, tiêu đề hoặc thêm các câu hỏi gợi ý mà không phải tự sửa mã nguồn.

Prompt 4 · Tùy chỉnh

Hãy chỉnh giao diện chatbot vừa tạo theo thông tin sau:
Tên chatbot: [tên chatbot hoặc công ty].
Màu thương hiệu: [mã màu hoặc mô tả].
Logo: [đường dẫn file logo, nếu có].
Thêm phần giới thiệu ngắn và 3 câu hỏi gợi ý. Giữ nguyên khả năng hỏi đáp và trích dẫn nguồn, rồi mở lại ứng dụng.

Thay đổi nhận diện chatbotMô phỏng trước / sau

Giao diện mặc định

Sau khi đổi thương hiệu

Agent thay đổi giao diện nhưng cần giữ nguyên chức năng tải tài liệu và kiểm chứng nguồn.

Sau khi đổi giao diện, thử lại thao tác tải file → lập chỉ mục → hỏi đáp → xem nguồn để bảo đảm các chức năng vẫn hoạt động.

Chương 4Tùy chọn · Chỉ làm khi cần chia sẻ

Publish chatbot lên web

Khi chatbot đã chạy tốt trên máy, bạn có thể đưa ứng dụng lên Streamlit Community Cloud để nhận một đường link. Nếu chỉ dùng trên máy cá nhân, bạn có thể dừng ở Chương 3.

Chỉ publish sau khi đã kiểm tra chức năng và được phép chia sẻ ứng dụng.
Agent chuẩn bị mã nguồn, GitHub repository và hướng dẫn kết nối Streamlit.
Bạn đăng nhập tài khoản và nhập OPENAI_API_KEY trong phần Secrets của Streamlit, không đưa key vào Git.
Sau khi deploy, mở link ở một trình duyệt khác để kiểm tra upload, hỏi đáp và trích dẫn.

Prompt 5 · Publish khi sẵn sàng

Hãy giúp tôi publish chatbot vừa tạo lên Streamlit Community Cloud và gửi link chia sẻ.
Kiểm tra trước mã nguồn, bỏ file dữ liệu và secrets khỏi GitHub; hướng dẫn tôi đăng nhập và đặt API key vào Streamlit Secrets khi cần. Sau khi triển khai, hãy mở link và kiểm thử chức năng.

Từ local đến đường link dùng chungMinh họa

⌘Chatbot localĐã kiểm thử

→

⌁GitHubMã nguồn sạch

→

☁StreamlitSecrets riêng

→

↗Link chia sẻKiểm tra lại

https://ten-chatbot.streamlit.app/ · chỉ là ví dụ URL

Cực kỳ quan trọng: đường link Streamlit không tự tạo phân quyền nội bộ. Với hồ sơ và quy định nhạy cảm, hãy thêm xác thực và kiểm soát truy cập phù hợp trước khi cho nhân viên sử dụng. Ứng dụng demo lưu chỉ mục trong phiên nên có thể cần tải tài liệu lại sau khi máy chủ khởi động lại.

Xem chatbot đã publish

Tóm tắt

Nhìn lại toàn bộ quy trình

1Chuẩn bị tài liệu
2Cài Skill
3Tạo và thử local
4Chỉnh giao diện
5Publish nếu cần

Hỏi đáp theo tài liệuTrích dẫn có thể kiểm traKhông bịa thông tin thiếu

Chuẩn bịTài liệu mẫu được phép sử dụng, Codex hoặc Claude Code và kết nối cần thiết.

Cài và tạoGiao Skill từ GitHub để Agent dựng ứng dụng Streamlit.

Kiểm thử localTải tài liệu, lập chỉ mục, hỏi câu có/không có đáp án và kiểm tra nguồn.

Tùy chỉnhĐổi thương hiệu, logo, giới thiệu và câu hỏi gợi ý.

Chia sẻ có kiểm soátPublish trên Streamlit nếu cần, bảo mật API key và quyền truy cập.