Tình huống 15

AI Agent tự động tổng hợp và gửi báo cáo doanh số

Tổng hợp doanh số của cả nhóm từ Excel hoặc Google Sheets, tạo báo cáo trực quan và gửi theo lịch ngay cả khi máy tính tắt, khi đã thiết lập môi trường đám mây và quyền truy cập phù hợp.

  • 10 nhân viên kinh doanh
  • HTML + Excel tổng hợp
  • Gmail và Zalo

Bạn thực hành trên công cụ nào?

Mục lục
  1. Chuẩn bịChia đôi màn hình
  2. Mở đầuThẻ nhiệm vụ PEAS
  3. Xem trướcBáo cáo doanh số mẫu
  4. Chương 1Chuẩn bị nguồn dữ liệu
  5. Chương 2Cài đặt và cấu hình Skill
  6. Chương 3Chạy thử và duyệt báo cáo
  7. Chương 4Đặt lịch chạy trên đám mây
  8. Tóm tắtQuy trình thực hành
Chuẩn bị

Chia đôi màn hình

Mở trang hướng dẫn ở nửa trái, CodexClaude Code ở nửa phải để vừa xem vừa thực hành.

Xem cách chia đôi màn hình
  1. Mở ebook trên trình duyệt, nhấn Windows + ← để xếp sang nửa trái.
  2. Nửa phải hiện các cửa sổ đang mở, bấm chọn ChatGPT (Codex)Claude (Claude Code).
  3. Chưa thấy cửa sổ đó? Mở app lên rồi nhấn Windows + →.

macOS 15 Sequoia trở lên

  1. Mở ebook trên trình duyệt, nhấn fn + Control + ← để xếp sang nửa trái.
  2. Mở app ChatGPT, chuyển sang CodexClaude, chuyển sang tab Code, nhấn fn + Control + → để xếp sang nửa phải.
  3. Hoặc kéo thanh tiêu đề cửa sổ chạm vào cạnh trái (hay phải) màn hình rồi thả.

macOS cũ hơn

  1. Di chuột lên nút tròn xanh lá ở góc trên bên trái cửa sổ trình duyệt.
  2. Chọn Tile Window to Left of Screen (xếp cửa sổ sang trái màn hình).
  3. Ở nửa phải, bấm chọn cửa sổ ChatGPT (Codex)Claude (Claude Code).
Mở đầu

Thẻ nhiệm vụ

Thẻ nhiệm vụ · Tình huống 15AI Agent tự động tổng hợp và gửi báo cáo doanh số

Tình huống đời thực

Công ty có đội kinh doanh gồm 10 người, mỗi nhân viên cập nhật doanh số vào một file Excel hoặc Google Sheets riêng. Mỗi ngày hoặc mỗi tuần, người quản lý cần biết từng người bán được bao nhiêu, tổng doanh số của nhóm và mức độ hoàn thành mục tiêu.

Việc mở từng file, ghép dữ liệu, tính toán và gửi báo cáo thủ công có thể mất 30–45 phút mỗi ngày. Khi người phụ trách nghỉ phép hoặc máy tính tắt, báo cáo dễ bị chậm hoặc gián đoạn.

Bạn muốn một AI Agent tự tổng hợp số liệu, tạo báo cáo HTML và Excel, gửi Gmail, chuẩn bị thông báo Zalo theo lịch. Khi chạy trên đám mây với nguồn dữ liệu truy cập được, báo cáo email không phụ thuộc vào việc mở máy tính cá nhân.

Khung PEAS

Thành phầnNội dung
P · Performance MeasureThước đo hiệu suấtKết quả cụ thể để xác định Agent đã hoàn thành nhiệm vụ.Câu hỏi: thế nào là một báo cáo đạt yêu cầu?Tự đọc dữ liệu doanh số theo nhân viên; xuất báo cáo HTML trực quan và Excel tổng hợp, thể hiện tổng nhóm, từng người, tỷ lệ hoàn thành mục tiêu (nếu có). Gửi báo cáo qua Gmail và thông báo Zalo theo lịch, đúng danh sách người nhận; phát hiện số liệu bất thường và cảnh báo riêng cho người phụ trách.
E · EnvironmentMôi trường hoạt độngNhững ứng dụng, hệ thống và vị trí lưu dữ liệu liên quan.Câu hỏi: Agent làm việc ở đâu?Excel, Google Sheets, Google Drive, Gmail, nhóm Zalo và môi trường chạy lịch trên đám mây. File trên máy tính có thể dùng để chạy thử; để chạy khi tắt máy cần nguồn có thể truy cập từ đám mây.
A · ActuatorsHành động thực hiệnNhững thao tác Agent được phép làm và giới hạn cần tuân thủ.Câu hỏi: Agent được thao tác những gì?Đọc từng nguồn → Nhận diện cột → Ghép và tính doanh số → So sánh mục tiêu → Kiểm tra bất thường → Tạo và mở báo cáo HTML, Excel → Chạy thử để duyệt → Gửi cho người nhận được cấu hình → Tự chạy theo lịch.

Không tự sửa dữ liệu gốc, không gửi cho người ngoài danh sách. Nếu dữ liệu bất thường, chỉ cảnh báo riêng cho người phụ trách.

S · SensorsDữ liệu đầu vàoDữ liệu và thông tin cấu hình Agent cần được cung cấp.Câu hỏi: Agent nhận những gì?File Excel hoặc liên kết Google Sheets của từng người, chỉ tiêu tháng nếu có, danh sách Gmail nhận báo cáo và CC, người nhận cảnh báo, nhóm Zalo, lịch chạy và múi giờ.
Chương 1

Chuẩn bị dữ liệu và người nhận

Hãy chuẩn bị dữ liệu của từng nhân viên và danh sách nơi nhận báo cáo. Bạn có thể sử dụng dữ liệu mẫu của Skill để thực hành trước khi kết nối dữ liệu doanh nghiệp.

Thư mục dữ liệu doanh số10 nguồn
TÊN TÀI LIỆUTRẠNG THÁI
XLS
Doanh-so-NV01.xlsxExcel · nhân viên 01
Đã đọc ✓
G
Google Sheets · NV02Liên kết bảng tính cố định
Đã đọc ✓
XLS
Doanh-so-NV03.xlsxExcel · nhân viên 03
Đã đọc ✓
+7
7 nguồn dữ liệu khácCó thể khác cấu trúc cột
Sẵn sàng
Agent kiểm tra cấu trúc từng nguồn
  1. Chuẩn bị file Excel hoặc Google Sheets riêng của từng nhân viên. Tài liệu cần có ngày bán, thông tin sản phẩm hoặc giao dịch và doanh số.
  2. Cung cấp mục tiêu doanh số tháng nếu muốn Agent tính tỷ lệ hoàn thành kế hoạch.
  3. Chuẩn bị email nhận báo cáo, email CC, email người phụ trách nhận cảnh báo và tên nhóm Zalo nếu dùng.
  4. Chọn lịch mong muốn: 8 giờ sáng thứ Hai hằng tuần hoặc 8 giờ sáng từ thứ Hai đến thứ Sáu.
Xem dữ liệu doanh số mẫu

Lưu ý: Để báo cáo chạy khi tắt máy, nguồn phải nằm trên Google Drive/Sheets hoặc nơi đám mây truy cập hợp lệ. File Excel chỉ nằm trên máy tính cá nhân không thể được tác vụ đám mây tự đọc khi máy tắt.

Chương 2

Cài đặt Skill và cấu hình thông tin

Mở CodexClaude Code, gửi câu lệnh dưới đây. Skill sẽ hỏi lần lượt nguồn doanh số, mục tiêu, người nhận và lịch chạy để tạo bộ cấu hình sử dụng nhiều lần.

Prompt 1 · Cài đặt Skill
Hãy trực tiếp tải, cài đặt và cấu hình Skill Agent báo cáo doanh số từ GitHub này cho tôi:
https://github.com/slimsoftvietnam/agent-bao-cao-doanh-so
Sau khi cài xong, hãy hỏi tôi các thông tin đầu vào cần thiết và hướng dẫn sử dụng ngắn gọn.
Xem Skill có sẵn của SlimAI
CodexClaude CodeAgent
Cài Skill báo cáo doanh số và hướng dẫn tôi cấu hình. ↑
AI
Agent đang thiết lập
✓ Đã cài Skill từ GitHub
✓ Kiểm tra nguồn Excel/Sheets
✓ Hỏi người nhận và lịch chạy
Thông tin cần xác nhậnEmail nhận báo cáo, nhóm Zalo, lịch gửi?08:00 · Thứ Hai · giờ Việt Nam
Nhập câu trả lời của bạn ↑
  1. Cho Agent đường dẫn các file Excel hoặc liên kết Google Sheets của 10 nhân viên. Agent nhận diện cột và hỏi lại nếu cấu trúc chưa rõ.
  2. Nhập chỉ tiêu tháng nếu có, email nhận chính, CC, người nhận cảnh báo, tên nhóm Zalo.
  3. Chọn lịch chạy và xác nhận thông tin. Agent sẽ ghi cấu hình để những lần sau không phải nhập lại từ đầu.
  4. Kết nối Google Drive, Google Sheets, Gmail theo hướng dẫn của Agent. Không chia sẻ mật khẩu hoặc mã xác thực vào prompt.
Chương 3

Chạy thử, đối chiếu và duyệt báo cáo

Điền đủ nguồn Google Sheets hoặc Excel, email nhận báo cáo và nhóm Zalo vào câu lệnh bên dưới. Agent sẽ chạy ở chế độ xem trước, chưa gửi, để bạn kiểm tra báo cáo HTML và Excel tổng hợp trước khi duyệt.

Prompt 2 · Chạy thử không gửi
Hãy chạy thử Skill báo cáo doanh số với thông tin sau:

Nguồn dữ liệu: [link Google Sheets hoặc đường dẫn/file Excel của từng nhân viên].
Email nhận báo cáo: [địa chỉ email người nhận, CC nếu có].
Nhóm Zalo nhận báo cáo: [tên hoặc link nhóm Zalo].

Hãy tạo và mở báo cáo HTML, file Excel tổng hợp, kiểm tra số liệu và cảnh báo bất thường. Chưa gửi Gmail hoặc Zalo; chỉ cho tôi xem trước để duyệt.
Agent xử lý báo cáoChạy thử
Nguồn dữ liệu
NV01.xlsxNV02 · SheetsNV03.xlsx+7 nguồn
AI→
Đọc · Tính · Kiểm tra
Báo cáo kết quảHTMLEXCELChưa gửi
✓ Gộp đúng kỳ✓ Kiểm tra bất thường✓ Mở báo cáo
  1. Yêu cầu Agent đọc và tổng hợp nguồn đã cấu hình, phát hiện dữ liệu thiếu, trùng hoặc doanh số bất thường.
  2. Mở báo cáo HTML, kiểm tra tổng nhóm, doanh số từng nhân viên, tỷ lệ mục tiêu và phạm vi ngày báo cáo.
  3. Mở Excel tổng hợp, đối chiếu một vài dòng với file gốc; yêu cầu sửa cách tính hoặc cách hiển thị nếu chưa đúng.
  4. Chỉ khi báo cáo chính xác, bạn mới xác nhận gửi thật. Nếu dữ liệu bất thường, Agent chỉ cảnh báo người phụ trách, không gửi báo cáo cho nhóm.

Sau khi đã duyệt và muốn gửi thử đến đúng người nhận, dùng câu lệnh sau:

Prompt · Duyệt và gửi
Tôi đã kiểm tra và đồng ý với báo cáo chạy thử. Hãy gửi báo cáo đúng cho những người nhận Gmail và nhóm Zalo đã cấu hình; nếu có bất thường hoặc thiếu dữ liệu, chỉ cảnh báo riêng cho người phụ trách, không gửi cho nhóm.

Chạy thử không đồng nghĩa với gửi: Skill mặc định không tự phát email hay Zalo khi đang kiểm tra. Trước lần gửi thật đầu tiên, hãy xem lại người nhận và báo cáo.

Chương 4

Đặt lịch chạy ngay cả khi tắt máy

Sau khi chạy thử và duyệt, thiết lập tác vụ đám mây để báo cáo tự tạo và gửi email theo lịch. Ví dụ dưới đây sẽ tổng hợp doanh số tuần trước vào 8 giờ sáng thứ Hai.

Prompt 3 · Đặt lịch hằng tuần
Hãy đặt lịch chạy Skill báo cáo doanh số trên đám mây vào 8 giờ sáng thứ Hai hằng tuần (giờ Việt Nam), tổng hợp dữ liệu của tuần trước và gửi theo danh sách người nhận đã xác nhận. Kiểm tra kết nối Google Drive/Sheets, Gmail và chạy thử lịch trước khi kích hoạt. Nếu Zalo không gửi được khi máy tính tắt, hãy xếp hàng đợi để gửi bù khi máy bật.
Lịch chạy trên đám mâyTự động
▦Drive / SheetsDữ liệu mới nhất
→
Agent trên đám mâyThứ Hai · 08:00 Đang chạy lịch
→
✉GmailHTML + Excel
▣ Máy tính cá nhân có thể tắt
Zalo: gửi trực tiếp nếu được, nếu không thì xếp hàng gửi bù
  1. Kiểm tra nguồn Google Drive/Sheets đã chia sẻ đúng quyền. Nếu chỉ có file trên máy, hãy đưa dữ liệu lên Drive hoặc Sheets trước.
  2. Để Agent tạo lịch bằng GitHub Actions hoặc lịch chạy đám mây của Claude Code nếu tài khoản hỗ trợ, đồng thời thiết lập quyền truy cập phù hợp.
  3. Kiểm tra lại múi giờ, 8 giờ sáng thứ Hai, nguồn dữ liệu, Gmail người nhận và chế độ cảnh báo; thử chạy tác vụ từ môi trường đám mây.
  4. Với Zalo, nếu phiên đám mây không thể gửi tin vào nhóm, giữ thông báo trong hàng đợi để gửi bù khi máy tính và phiên Zalo sẵn sàng.

Nếu công ty cần báo cáo doanh số mỗi sáng các ngày làm việc, sao chép câu lệnh đổi lịch:

Prompt · Đổi sang lịch hằng ngày
Đổi lịch báo cáo sang 8 giờ sáng từ thứ Hai đến thứ Sáu hằng tuần (giờ Việt Nam), tổng hợp doanh số ngày trước đó. Giữ nguyên nguồn dữ liệu, người nhận và nguyên tắc cảnh báo đã cấu hình.

Điều kiện để chạy khi tắt máy: tác vụ phải thực sự được triển khai trên dịch vụ đám mây, truy cập được nguồn số liệu và Gmail, có quyền đã cấu hình. Không đưa khóa truy cập hoặc email riêng tư vào kho GitHub công khai. Lịch trên GitHub Actions có thể chạy trễ so với giờ dự kiến.

Tóm tắt

Nhìn lại toàn bộ

  1. 1Chuẩn bị dữ liệu
  2. 2Cài Skill
  3. 3Chạy thử
  4. 4Duyệt gửi
  5. 5Đặt lịch đám mây
HTML trực quanExcel tổng hợpGmail theo lịchZalo hoặc hàng đợi
1
Chuẩn bị nguồn10 file Excel hoặc Google Sheets, mục tiêu, người nhận và nhóm Zalo.
2
Cài và cấu hìnhSkill hỏi nguồn, đọc cấu trúc, lưu thông tin người nhận và lịch chạy.
3
Kiểm tra số liệuChạy thử, mở HTML và Excel, đối chiếu với dữ liệu gốc.
4
Duyệt trước khi gửiChỉ gửi khi đã xác nhận; cảnh báo dữ liệu lỗi cho người phụ trách.
5
Tự động hóa trên đám mâyĐặt lịch báo cáo, kiểm tra Gmail và xử lý hàng đợi Zalo.
Zalo Nhóm Zalo hỗ trợ